Caso práctico de pago y auditoría de fletes de un fabricante internacional

October 6, 2017 - 12:33

En la década pasada, una empresa de fabricación internacional decidió seleccionar a una tercera para que se encargase de la parte administrativa (pago y auditoría de fletes) del flete. La idea era externalizar las tareas repetitivas y usar una solución informática avanzada para centrarse en las tareas comerciales estratégicas de la gestión de la cadena de suministro y la logística. El proveedor de soluciones empresariales de pago y auditoría de fletes seleccionado fue ControlPay, que tiene su oficina central en Breda (Países Bajos) y su centro de procesamiento en Kiev (Ucrania).

Este proyecto supuso todo un reto por ambas partes teniendo en cuenta la complejidad de los flujos (más de 150 transportistas activos) y el volumen de la actividad (más de 900.000 envíos al año). Los costes totales de flete representan una parte significativa de los gastos del cliente en Europa, con aproximadamente 120 millones de euros al año. En relación con la gestión de la cadena de suministro y la logística, el flete representa la mayor parte de los costes logísticos (casi un 55%).

Valor clave del pago y la auditoría de fletes para el cliente

Un control completo y sistemático de las facturas de los transportistas. Todos los envíos creados por el cliente en el SAP se exportan a la plataforma de auditoría de fletes de ControlPay y se calculan previamente según los acuerdos establecidos en el menú principal. El sistema comprueba el envío, la recepción y la aplicación correcta de las tarifas para evitar sobrefacturación, gastos secundarios y facturas duplicadas de los transportistas. Esto significa que todas las facturas de los transportistas se cotejan sistemáticamente con los costes previstos. ControlPay solo procesa las facturas correctas y sobre las que no existan dudas, que se envían como «listas para pagar» al cliente.
Una alta visibilidad y estandarización en la preparación del devengo para el flete. El sistema identifica todos los envíos que no se correspondan con una factura del transportista como un pasivo y se incluyen en el devengo a final de mes. El cálculo del devengo se efectúa mediante un proceso estándar en el ámbito europeo y a través de un registro automático en el SAP a finales de mes.
Mejora de los flujos entre el cliente y los transportistas. Todas las etapas de los flujos se guardan en la plataforma de auditoría de fletes de ControlPay (FRED). Esta plataforma web permite a los clientes, al personal y a los transportistas ver en cualquier momento el estado de las transacciones (p. ej., un desajuste por una discrepancia sobre gastos adicionales). Se usan distintos informes para crear listas de desajustes y errores, que pueden exportarse fácilmente a Excel si es necesario.

El cliente ha adquirido conocimientos y ha obtenido las siguientes ventajas de esta cooperación:

La externalización no significa no implicarse

Trabajar de forma diferente centrándose en las excepciones.
No todas las tareas pueden externalizarse. Las tareas principales y estratégicas, como la negociación con los transportistas, las efectúa internamente el cliente. Por ejemplo, ControlPay calcula los devengos de fin de mes (*) para los fletes, pero la responsabilidad recae en los encargados de la gestión de la cadena de suministro y la logística (verificación, contratos con auditores externos). Por lo tanto, los detalles de los devengos elaborados por CP debe validarlos el personal de gestión de la cadena de suministro y la logística antes de registrarlos en el SAP.
La comunicación entre todas las partes es vital. Se organizan reuniones periódicas entre ControlPay y el cliente para resolver los errores de datos y anticiparse a posibles problemas.

La integridad de los datos es crucial y debe revisarse de manera periódica. Por eso, el centro de procesamiento de Kiev (Ucrania) fue auditado por el personal de gestión de la cadena de suministro y la logística del cliente para efectuar una revisión operativa de los procesos empresariales y para garantizar que estos se gestionan de forma eficiente y controlada. «Ha sido toda una experiencia ver en una sala en Kiev a un equipo de empleados ucranianos hablando distintos idiomas y dedicándose al máximo al cliente», afirmó un portavoz del cliente. «Otras zonas de la oficina están dedicadas a las actividades de auditoría de fletes de otras multinacionales que operan en un amplio abanico de mercados. La visita de dos días fue también una oportunidad de fijar con ControlPay buenas prácticas para ser más proactivos. Por ejemplo, nuestras entidades y el Equipo Central de Contratos usan un informe de seguimiento para supervisar la situación con los transportistas y adelantarse a posibles problemas antes de final de mes».

«Hoy hemos ganado en términos de control de los datos procesados y visibilidad en los libros de finanzas (hay menos variaciones inexplicables de los fletes en la cuenta de resultados). En esta fase, se han sentado las bases para propiciar la eficiencia. Estamos trabajando en proyectos futuros para seguir avanzando».