Caso práctico de auditoría de fletes de FMCG

ControlPay

ControlPay

January 1, 1970 - 00:00

El caso de una empresa líder internacional de bienes de consumo rápido (FMCG) que usa la solución web de auditoría de fletes completamente externalizada de ControlPay para optimizar los costes de flete y la visibilidad.

Información del cliente

Empresa: bienes de consumo rápido (FMCG) en todo el mundo
Alcance: 
EMEA, NA
Unidades de negocio: 
3
Instalaciones: 
15 plantas, 8 centros de distribución regional
Centros de servicios compartidos: 
3
Envíos: 
5,1 millones al año
Gasto: 
200 millones de euros: terrestre, marítimo, aéreo, paquetes
Transportistas: 
>100

Objetivos de la auditoría de fletes

Selección de proveedores

Tras un proceso de solicitud de propuestas, ControlPay fue seleccionado como proveedor de servicios de auditoría de fletes global. ControlPay obtuvo una alta puntuación gracias a su capacidad de servir al cliente en todas las zonas geográficas, sus competencias y flexibilidad a la hora de interactuar con el cliente y los transportistas y su enfoque general basado en la tecnología.

Preparación de la auditoría de fletes

- Contratación de transportistas basada en el procedimiento por transportista
- Interfaces de transacción para los envíos con 6 sistemas ERP distintos (3 SAP, 2 JDE, 1 sistema heredado)
- Interfaces de facturación para transportistas con 40 transportistas
- Configuración de datos maestros/tarifas
- Verificación adicional de todas las facturas de un trimestre
- Formación de usuario para el cliente
- Inteligencia empresarial, incluyendo elaboración de informes de coste del servicio

Soluciones de auditoría de fletes

Mezcla de distintos procesos de auditoría de fletes personalizados según la disponibilidad de los datos y la capacidad del transportista. Combinación triple para entregas de salida.

Resultados solución de auditoría de fletes de ControlPay

El análisis de tarifas destapó varias partes de contratos incompletas y poco claras que se aclararon durante la estructuración. La revisión de facturas reveló sobrefacturación en distintos porcentajes por transportista (entre 0 % y 11,3 %). La sobrefacturación general era de 3,6 %.
Tras la puesta en marcha, la sobrefacturación se redujo a un 2,5 %. Como una parte considerable de las actividades se procesa con facturas previas y autofacturación, se evita la sobrefacturación.
Con una gestión efectiva de los costes adicionales se ha conseguido la denegación de las tasas de las que no se disponía un registro de aprobación. La creación de informes refleja la existencia de costes adicionales por ubicación, transportista y responsable de autorización del cliente. Con un análisis a fondo de los informes relacionados, se ha producido una actualización de los acuerdos sobre tarifas para formalizar las procesadas anteriormente como tarifas de envíos rápidos. Además, se añadieron algunos costes adicionales a las tarifas automáticas basándose en la lógica aplicada y reduciendo el número de casos de costes adicionales.


La lógica de codificación de cuentas automática añadió una codificación al 94 % de las transacciones la primera vez que se procesaron al inicio del proyecto y aumentó hasta el 97 % a los 4 meses del procesamiento. La codificación de cuentas que falta se completa por solicitud de los auditores de facturas mediante un flujo de trabajo basado en una aplicación, lo que permite al departamento de cuentas por pagar informar sobre la codificación que falte. Los archivos de datos de facturas con codificación de cuenta se procesan por la noche; así, la información llega al departamento de cuentas por pagar. Los datos de pago se envían a ControlPay, lo que permite a esta emitir notificaciones de remesas a los contactos de los transportistas y ofrece visibilidad del estado del pago en línea. Los pagos puntuales ascendieron al 99,2 %. ControlPay BI incluye las facturas y transacciones de envío de todos los sistemas ERP, así como las transacciones que no estaban reflejadas antes. Cada ubicación y unidad de negocios tiene ahora una visión general de lo que gasta con cada transportista, incluidos todos los detalles relacionados con los envíos. Esta información ha resultado muy valiosa en las solicitudes de ofertas que el cliente ha efectuado desde el inicio del proyecto. No solo es posible crear un marco de referencia sólido para las solicitudes de ofertas, sino también procesar la información relacionada con estas solicitudes y calcular el impacto de coste de ofertas individuales.

Tras 6 meses de procesamiento, la empresa auditora del cliente visitó las instalaciones de ControlPay para efectuar una auditoría exhaustiva. Al superar habitualmente auditorías basadas en la ISAE3402 y SAS70, en la auditoría externa no detectaron deficiencias significativas. Los objetivos de rendimiento de la inversión marcados al inicio del proyecto se han alcanzado y superado. Los objetivos de sobrefacturación se han alcanzado. Además, el envío de facturas basadas en datos y la considerable reducción de las consultas del transportista gracias a la información de pago suministrada ha liberado recursos de equivalente en tiempo completo en los departamentos de cuentas por pagar. Gracias al proceso de consolidación, la cantidad de facturas del cliente disminuyó considerablemente, con un 40 %, hasta las 112 000. Esto implicó que se adoptase un enfoque para reducir el esfuerzo al mínimo en los departamentos de logística y finanzas.

Pero además de estas primeras victorias, el logro más valorado es la enorme mejora en relación con la visibilidad y transparencia a la hora de saber dónde se gasta el dinero.

Más información sobre nuestras soluciones globales de auditoría de fletes

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