20 cosas que debe tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de servicios de pago y auditoría de fletes

June 14, 2018 - 17:00

Lo que una marca global con costes de logística globales necesita es una empresa de servicios de auditoría de fletes global. Existen grandes diferencias entre los métodos de trabajo de los distintos proveedores de servicios de auditoría de fletes. Para poder ofrecer servicios internacionales, es necesario estar muy versado teniendo en cuenta que, por ejemplo, el mercado de auditoría de fletes estadounidense es completamente distinto al de Europa o Asia. Estamos aquí para ayudarle a tomar las decisiones correctas. ¿Qué debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el socio adecuado y cuáles son los obstáculos potenciales? Dependiendo de cómo sea su empresa, es posible que existan otros factores importantes que no estén en esta lista, pero en cualquier caso, será un buen punto de inicio.

La mayoría de las empresas que hacen envíos de mercancía destinan más del 50 % de sus gastos totales de logística al transporte; por eso, es innegable que externalizar la auditoría de fletes (y el pago) tiene sus ventajas. Además, existen diferencias entre los proveedores, ya que algunos se centran en ahorrar costes y otros van mucho más allá al ofrecer múltiples servicios y herramientas, como la inteligencia empresarial. Mucha gente del sector logístico piensa que la auditoría de fletes solo ayuda a ahorrar costes al eliminar la sobrefacturación. Nada más lejos de la realidad: una buena auditoría de fletes garantiza, además, una mayor visibilidad de los fletes y los datos prácticos, por ejemplo. Esto permite dejar de pagar de más mediante las facturas correctas en lugar de tener que tratar las excepciones. 

¿Por qué quiere trabajar con una empresa de auditoría de fletes?

- Le interesan las ventajas que puede reportar a su empresa.
- Le resulta imposible hacerlo de forma interna.
- Los sistemas de autofacturación no son efectivos. Solo funcionan si los datos son correctos al 100 %.
- El seguimiento de las tarifas no está funcionando bien.
- No encontramos tarifas de flete 100 % correctas.
- ¿Los gastos secundarios no están bajo control?
- Quiere ahorrar en los gastos de flete.
- Quiere ahorrar en gastos de personal y ver dónde puede mejorarse la eficiencia.
- Quiere transparencia en sus gastos de flete.

Los puntos clave a la hora de seleccionar una empresa de auditoría de fletes

Díganos si tiene más preguntas. Estaremos encantados de ayudarle. Si está buscando información detallada sobre la auditoría de fletes, consulte nuestra Guía de auditoría de fletes

1. Mire más allá de los servicios básicos que prestan los proveedores de servicios de auditoría de fletes. Actualmente, pueden ofrecer mucho más que solo las ventajas económicas de la auditoría de fletes. ¿Qué herramientas adicionales proporcionan?
2. Dos características importantes de los proveedores de servicios de auditoría de fletes son la reputación y la estabilidad. ¿Cuánto tiempo llevan participando activamente en el mercado? ¿Tienen etiquetas de calidad o aplican normas (ISO)? Pida referencias detalladas. Si el proveedor de servicios de auditoría de fletes ofrece herramientas adicionales, pida referencias específicas de la herramienta.
3. Consolidación de facturas. Busque un proveedor de servicios de auditoría de fletes que pueda consolidar los envíos. Si no lo hace, estará perdiendo dinero o tendrá que crear procesos alternativos para efectuar los cálculos correctamente. Al externalizar la auditoría de fletes, el objetivo principal suele ser ahorrar en los gastos de flete. Por eso, debe asegurarse de que el transportista efectúe correctamente la consolidación de envíos LTL, de paquetes y aéreos.
4. Todo se basa en las últimas tecnologías, y las tecnologías cambian a un ritmo increíblemente rápido. Pregunte cuánto invierten en TI al año.
5. Desde el Departamento de Finanzas y la gerencia hasta el coordinador de transporte, todos tienen acceso a una buena cantidad de datos de transporte. Antes de poder analizar los datos, es esencial que estos sean correctos. Esto es muy provechoso para la auditoría y el pago, porque ayuda a la organización a lograr una ventaja competitiva con, por ejemplo, una mejor planificación de presupuestos. El proveedor de servicios de auditoría de fletes debe centrarse en los datos logísticos.
6. Existen diferencias significativas entre los Estados Unidos y Europa, y el mercado asiático también tiene sus particularidades en lo relacionado con las auditorías. ¿Qué experiencia tienen en estos mercados? Es preciso plantearse preguntas esenciales para investigar a fondo, en especial si se es un operador global. ¿El proveedor de servicios de auditoría de fletes domina varias divisas e idiomas?
7. En este sector, se obtiene lo que se paga. Sea cauto para no tener que descubrirlo por las malas. Un proveedor de servicios de auditoría de fletes que se posiciona entre los más baratos del mercado no estará a su altura; lo importante es la calidad.
8. Insista en saber qué pueden conseguir con la visibilidad de los fletes. ¿Qué información obtendrá y qué puede hacer con ella?
9. Busque más allá de las referencias de los clientes del proveedor de auditoría; considere las de los transportistas también. Estudie la colaboración entre los transportistas y el proveedor de servicios de auditoría de fletes. ¿Cómo se organizan, cómo se estructura la tecnología?
10. ¿Cómo procesan la información manual de los transportistas, por ejemplo, las listas de precios que tienen que registrar a mano?
11. La colaboración con un proveedor de servicios de auditoría de fletes es a largo plazo. La cooperación suele comenzar con una preparación intensiva. Elegir bien es esencial.
12. A veces, los clientes consideran el proveedor de servicios de auditoría de fletes como un gasto en lugar de como un socio que aporta valor añadido. ¿Qué opina al respecto?
13. Pregunte sobre la atención al cliente: ¿cómo se organiza? ¿Se ha creado un sistema aparte o se organiza a través del correo electrónico? Esto va a afectar habitualmente a su colaboración diaria y es un factor importante que debe tener en cuenta.
14. Codificación y creación de informes. Está claro que no quiere pagar de más por las facturas ni pagar dos veces, pero las posibilidades van mucho más allá. Esto incluye características como la distribución automática del centro de costes. Las posibilidades son muchas: busque las múltiples opciones que se ofrecen.
15. Como empresa, debe pensar de forma estratégica. Piense más allá de sus necesidades actuales y considere sus necesidades futuras. Incluya un crecimiento proyectado en las conversaciones. ¿Tienen capacidad de ampliación si fuese necesario? Este punto es fundamental en el ámbito informático.
16. La colaboración influirá en su relación con los transportistas; el proveedor de servicios de auditoría de fletes es un componente más de su proceso de cooperación. ¿Cómo gestionan la atención a los transportistas? ¿Qué opinan los transportistas de su interacción con el proveedor de servicios de auditoría de fletes? Su proveedor debe ser una extensión de su empresa; ¿cómo desempeñará ese papel?
17. Poner en práctica un buen sistema de pago y auditoría de fletes con las tarifas de todos los transportistas lleva su tiempo. El proveedor de servicios de auditoría de fletes deberá ser capaz de asesorarle y ayudarle a simplificar las tarifas, unificar otros mecanismos de coste y fijar límites para los gastos secundarios. El objetivo es crear un proceso integral y efectivo.
18. La base es una investigación previa a fondo. Estudie la estabilidad financiera de la empresa, especialmente si también van a encargarse del pago de fletes.
19. Existen diversos modos de transporte en el sector logístico. Asegúrese de que su proveedor puede gestionar todos los modos de transporte que usted emplea en su negocio. ¿También pueden agrupar todos los datos en un solo sistema? ¿Se incluyen los gastos secundarios en todos los modos? A veces, se incluyen múltiples modos en un envío. ¿Pueden gestionar este tipo de envíos?
20. Un último consejo: visite la empresa, y no se limite a la sala de reuniones: observe cómo trabaja el equipo.

Estas entradas también le ayudarán a encontrar la empresa de auditoría de fletes adecuada:

 

 

Sobre ControlPay

ControlPay está formado por un equipo de más de 250 personas y es el mayor proveedor de servicios de auditoría de fletes de Europa. La historia de nuestro negocio se remonta al año 1969, con el nacimiento de una empresa de consultoría logística de la que surgieron diferentes compañías de logística y transporte, hasta que decidimos redefinir el pago y auditoría de fletes a principios de siglo. Actualmente, ControlPay ayuda a muchas grandes multinacionales con estructuras logísticas complejas a controlar el flujo de las facturas y los costes de los fletes. ¿Quiere más información sobre nuestros servicios? Contacte con nosotros.

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