Auditoría de fletes global

Auditoría de fletes

Nuestras soluciones de auditoría se ajustan a sus requisitos. Podemos crear múltiples procesos a medida según su entorno informático, los transportistas con los que trabaje, la disponibilidad de los datos y muchos otros detalles específicos.

Visibilidad

Visibilidad

En las operaciones complejas a gran escala, es difícil tener una buena visión general y comprensión de lo que sucede durante el proceso logístico. Gracias a la auditoría de fletes sabrá exactamente qué tipo de excepciones se producen y dónde, a cuántos transportistas se recurrió para envíos rápidos durante un determinado periodo, si se usó equipamiento especial, a cuántos transportistas se recurre por ubicación, con qué frecuencia no se aplican las tarifas habituales, si los transportistas efectúan los envíos a tiempo, etc.

Datos prácticos

Datos prácticos

Los datos derivados del proceso permiten, por citar algunos ejemplos, optimizar su sistema logístico, cambiar los comportamientos de pedido de los clientes, aumentar la selección de transportistas basándose en el conocimiento de las tarifas, usar los datos de flete para mejorar las solicitudes de ofertas y reducir las bases de transportistas generales.

Simplificación y armonización de las estructuras tarifarias

Simplificación y armonización de las estructuras tarifarias

Muchas tablas de tarifas incluyen demasiados gastos secundarios que pertenecen a un transportista, pero que pueden armonizarse en toda la base de transportistas, lo que da como resultado un menor número de nombres secundarios y una mejor estructura. Al mismo tiempo, las tablas de tarifas suelen carecer de instrucciones claras sobre las reglas para la conversión de pesos y divisas, los cálculos y redondeos y por último, pero no menos importante, sobre cómo deben consolidarse los envíos. ControlPay tiene todo esto en cuenta gracias a su amplia experiencia en este campo.

Cómo trabajamos

Tecnología

El 15 % de los beneficios anuales se invierte en investigación, desarrollo e innovación para mantener la posición de liderazgo de ControlPay en la auditoría de fletes. Se desarrollan de forma continua nuevas funcionalidades y características basadas en una hoja de ruta interna y en los comentarios de los clientes. Un nivel de automatización creciente reduce el trabajo manual y mejora la productividad, lo que permite a ControlPay aumentar su base de clientes. La plataforma de auditoría y las herramientas asociadas están creadas en Java, lo que nos permite ser flexibles en su desarrollo continuo. La plataforma está íntegramente basada en web.

Facturación automática

En ControlPay cotejamos los datos de la factura previa con los del envío; si los datos de envío están completos, ni siquiera necesitamos los datos de la factura previa. Después, informamos al transportista de lo que debe facturar. Este proceso se efectúa de forma automática mediante las instrucciones de facturación generadas semanalmente. Basándose en estas instrucciones, el transportista inicia sesión en la plataforma de auditoría de fletes con un enlace de correo electrónico y puede convertirlas en una factura simplemente añadiendo su número de factura.

Interconexión

ControlPay está interconectada con múltiples organizaciones de expedidores y transportistas para recibir y enviar datos de las facturas y los envíos. Contamos con una amplia experiencia con distintos tipos de EDI. Además, ControlPay es flexible a la hora de integrar el método que el expedidor o transportista prefiera.

 

Distribución de costes automática

Una ventaja oculta de la auditoría de fletes es el hecho de que podemos ahorrar mucho tiempo al Departamento de Finanzas. La distribución de costes suele ser una tarea compleja que se hace de forma manual la mayoría de las veces. ControlPay simplifica este proceso programando todas las normas empresariales relativas a los centros de costes y a la contabilidad de costes, de forma que los costes procesados se asignen automáticamente a los inductores del coste correctos. Esta opción está disponible todavía en la fase de devengo.

Gestión de excepciones

Los problemas y excepciones pueden gestionarse con facilidad mediante el flujo de trabajo integrado en la plataforma de auditoría de fletes. Todo se controla dentro de la herramienta y se enlaza la información a facturas, envíos y contratos concretos. Así, los expedidores y transportistas pueden encontrar información relacionada con una excepción específica y responder a esta de manera sencilla. Gracias a la integración completa, los indicadores clave de rendimiento relacionados con la gestión de excepciones y la visibilidad de las personas que las han aprobado puede mostrarse en la inteligencia empresarial.

Pedido a través de la web

El pedido a través de la web es una herramienta de registro de envíos en línea. A partir de plantillas fáciles de usar, puede registrarse un envío y hacerlo llegar al transportista al instante. También puede añadirse información como la codificación de cuentas. La información puede usarse directamente en la plataforma de auditoría como devengo y la información del pedido a través de la web se añade automáticamente a las instrucciones de facturación semanales.

Auditoría de las facturas de flete

Control de facturación

Cuando los datos de envío del cliente son correctos, no necesitamos los datos de la factura del transportista, porque basaríamos las instrucciones de facturación en los datos de envío que clasificamos automáticamente en nuestra plataforma. Si el transportista tuviese costes adicionales, podría pedir la aceptación de estos a través de nuestra plataforma y, si se aceptasen, estos costes se añadirían a las instrucciones de facturación. El control de facturación es nuestro proceso de auditoría de fletes más eficaz. Se trata de una forma de autofacturación basada en los datos del pedido de envío que nos llegan de un sistema ERP o TMS. Estos datos se clasifican teniendo en cuenta las tarifas y las normas empresariales que tengamos en nuestro sistema y son la base de la orden de las instrucciones de facturación semanales que enviamos a los transportistas. Los transportistas tienen la opción de crear una factura de flete en nuestra plataforma o de enviar una factura por los medios habituales. El transportista también tiene la opción de declarar los costes adicionales o imprevistos que pueda tener a través de nuestra herramienta de costes adicionales. Así, el proceso es sencillo para el cliente y el transportista. Durante el cálculo, se tienen en cuenta todos los costes: flete estándar, gastos secundarios y suplemento por combustible. El transportista recibe unas instrucciones de facturación en las que se ha tenido en cuenta el importe del IVA. También se añade automáticamente la distribución de costes si es necesario y se indica la entidad de facturación correcta.

Self-billing

De forma similar al control de facturación, basamos nuestros cálculos únicamente en los datos de envío que nos proporciona el cliente, pero en lugar de enviar instrucciones de facturación, enviamos una nota de crédito. Esta forma de facturación solo es factible en sistemas en los que estén disponibles los datos de envío completos. Una de las características principales de ControlPay es su flexibilidad, porque entendemos que las empresas están condicionadas por distintos niveles de automatización y procesos. Por eso, hemos desarrollado varios procesos que se ajustan a cualquier situación y somos capaces de controlarlos al mismo tiempo para distintos lugares o transportistas. ¿Los datos de sus pedidos son correctos y nos los envía por una interfaz? Nos gusta que sean la base de un proceso de auditoría de fletes más eficiente, con el que se crean notas de crédito que se envían automáticamente a los trasportistas una vez por semana. No es necesario un intercambio de datos con los transportistas ni facturas en papel, solo una nota de crédito por semana y transportista basada en los datos de su sistema ERP o TMS. ControlPay efectúa el cálculo del precio y la distribución de costes automatizada y los transfiere a su sistema financiero para reducir al mínimo el trabajo de todas las partes implicadas.

Lo más lógico es procesar las facturas de forma electrónica, porque es un método rentable y muy automatizado. Pero pueden darse situaciones en las que ciertos condicionantes hagan preferible procesar facturas en papel. Llegarían por correo electrónico o escaneadas a ControlPay y se añadirían manualmente los datos en un plazo de 24 horas. Una vez en el sistema y verificados según nuestro principio de los cuatro ojos, procesamos los datos de la misma manera que los que se incorporan de forma electrónica.

La auditoría previa es un proceso según el cual verificamos y cotejamos los datos de envío con los de la factura previa del transportista. Normalmente, recibimos los datos de envío a través de una interfaz y cotejamos esos datos con un archivo de facturación electrónico del transportista. Según los resultados, resolvemos las discrepancias, si las hay, o continuamos con el proceso para cerrar el ciclo de auditoría. Con el proceso de auditoría previa también recibimos los datos de envío ERP o TMS, pero no es un requisito para efectuarlo. De los transportistas nos llega electrónicamente un archivo con la factura previa. Esto puede hacerse de muchas formas (descargándolo del sistema del transportista o mediante una interfaz en distintos formatos, como Excel, xml, EDIFACT), dependiendo de qué resulte más rentable o eficiente. El proceso de evaluación y cotejo es la base de las instrucciones de facturación que enviamos a los transportistas. Los transportistas tienen la opción de crear una factura en nuestra plataforma de auditoría de fletes o de enviar una factura por los medios habituales. El transportista también tiene la opción de declarar los costes adicionales o imprevistos que pueda tener a través de nuestra herramienta de costes adicionales.

La auditoría a posteriori es un proceso según el cual las facturas del transportista se comprueban una vez pagadas. Esto significa que es un proceso simplificado, ya que no solucionamos problemas (solo informamos de ellos) ni gestionamos la distribución de costes, porque ya se ha efectuado. Este proceso tiene ciertas desventajas, ya que no permite optimizar del todo el procedimiento, pero puede ser efectivo para buscar un ahorro potencial por errores de facturación en un proyecto concreto.

ControlPay está a la vanguardia del cambio en la manera en que los transportistas facturan a sus clientes. Con nuestras exclusivas soluciones de facturación electrónica eliminamos el papel cuando la legislación lo permite, agilizamos el proceso de facturación y automatizamos muchos puntos de tratamiento manual en los procesos de auditoría de fletes, codificación y pago.

Nuestras soluciones de auditoría de fletes

Inteligencia empresarial

Inteligencia empresarial

Datos correctos y prácticos para el proceso de auditoría. Más información.

Solicitud de ofertas de flete

Solicitud de ofertas de flete

Provisión de fletes sencilla a través de una innovadora plataforma en la nube. Más información

Ofertas rápidas

Ofertas rápidas

Una plataforma para solicitar y aceptar ofertas para envíos puntuales

Gestión de tarifas

Gestión de tarifas

Soluciones para gestionar y solicitar tarifas para todo tipo de transporte al momento

Sobre nosotros

La empresa

Un crecimiento constante durante años ha permitido a ControlPay crear una estructura empresarial óptima para prestar sus servicios a sus clientes. Dentro del Departamento de Auditoría hay varias disciplinas que requieren un enfoque específico para las actualizaciones de tarifas, los procesos de gestión, la validación de datos y la comunicación con el transportista y el expedidor. Los profesionales de la auditoría de ControlPay cuentan con formación universitaria y el Departamento de Formación de ControlPay los ha formado en la auditoría de fletes.

Estructura de proyectos

Los proyectos de clientes nuevos los gestionan varios equipos coordinados por un gestor de proyectos. Estos equipos trabajan en estrecha colaboración durante su aplicación. Nuestros ingenieros de soluciones elaboran diferentes procesos e hipótesis para el cliente, mientras que el Departamento de Aplicación se ocupa del análisis de las tablas de tarifas y de la introducción y verificación de datos. El Departamento de Informática programa las lógicas, la distribución de costes, las normas empresariales y crea interfaces si es necesario. Se usa un software de creación de informes y gestión de proyectos avanzado para gestionar los plazos y las distintas responsabilidades durante la aplicación.

Recursos utiles

Estudo de caso da auditoria de frete FMCG

O caso de negócios de uma empresa líder mundial em bens de consumo de alta velocidade (FMCG) que usa a solução de auditoria de frete totalmente terceirizada e baseada na web da ControlPay para otimizar os custos de frete e a visibilidade. Para ficar a saber mais sobre este estudo de caso de auditoria de frete, por favor clique no botão abaixo. 

Caso práctico de pago y auditoría de fletes de un fabricante internacional

En la década pasada, una empresa de fabricación internacional decidió seleccionar a una tercera para que se encargase de la parte administrativa (pago y auditoría de fletes) del flete. La idea era externalizar las tareas repetitivas y usar una solución informática avanzada para centrarse en las tareas comerciales estratégicas de la gestión de la cadena de suministro y la logística.

Blog: Pago de flete: 10 datos de factura de flete que todos deberían saber

Despite the fact that freight audit hardly appears as the first point of interest on the supply chain agenda, more companies are increasingly focused on freight payment in the light of data and reducing freight spend. In this blog we take a closer look at the important freight invoice facts.