Soluciones de auditoría de fletes

ControlPay ofrece servicios de auditoría de fletes muy exhaustivos a través de su plataforma web de auditoría. Nuestros servicios se basan en unos conocimientos logísticos profundos y en la flexibilidad para adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes multinacionales, a los que atendemos a escala europea o mundial. Los servicios que gestionamos son una combinación sólida de nuestra exclusiva plataforma de auditoría de fletes y de equipos de auditoría bien formados y especializados que trabajan en estrecha cooperación con nuestros departamentos de Logística y Finanzas.


 

 

Más información sobre las soluciones de auditoría de fletes de ControlPay

Centro de conocimientos de ControlPay
 

Ventajas típicas de la auditoría de fletes

  • Se optimizan los procesos de actualización de tarifas
  • Se automatiza la distribución de costes de flete
  • Se agiliza mucho la recopilación de datos e informes
  • Se unifica la aprobación de costes adicionales o imprevistos
  • Se mejora la eficiencia en los procesos de cuentas por pagar
  • Se simplifica la comunicación con el transportista

Nuestras soluciones de auditoría de fletes

Nuestras soluciones de auditoría de fletes se ajustan a las necesidades específicas del cliente. Contamos con múltiples procesos según su entorno informático, los transportistas con los que trabaje, la disponibilidad de los datos y los requisitos locales específicos.

Control de facturación

Cuando los datos de envío del cliente son correctos, no necesitamos los datos de la factura del transportista, porque basaríamos las instrucciones de facturación en los datos de envío que clasificamos automáticamente en nuestra plataforma. Si el transportista tuviese costes adicionales, podría pedir la aceptación de estos a través de nuestra plataforma y, si se aceptasen, estos costes se añadirían a las instrucciones de facturación. El control de facturación es nuestro proceso de auditoría de fletes más eficaz. Se trata de una forma de autofacturación basada en los datos del pedido de envío que nos llegan de un sistema ERP o TMS. Estos datos se clasifican teniendo en cuenta las tarifas y las normas empresariales que tengamos en nuestro sistema y son la base de la orden de las instrucciones de facturación semanales que enviamos a los transportistas. Los transportistas tienen la opción de crear una factura de flete en nuestra plataforma o de enviar una factura por los medios habituales. El transportista también tiene la opción de declarar los costes adicionales o imprevistos que pueda tener a través de nuestra herramienta de costes adicionales. Así, el proceso es sencillo para el cliente y el transportista. Durante el cálculo, se tienen en cuenta todos los costes: flete estándar, gastos secundarios y suplemento por combustible. El transportista recibe unas instrucciones de facturación en las que se ha tenido en cuenta el importe del IVA. También se añade automáticamente la distribución de costes si es necesario y se indica la entidad de facturación correcta.

Autofacturación

De forma similar al control de facturación, basamos nuestros cálculos únicamente en los datos de envío que nos proporciona el cliente, pero en lugar de enviar instrucciones de facturación, enviamos una nota de crédito. Esta forma de facturación solo es factible en sistemas en los que estén disponibles los datos de envío completos. Una de las características principales de ControlPay es su flexibilidad, porque entendemos que las empresas están condicionadas por distintos niveles de automatización y procesos. Por eso, hemos desarrollado varios procesos que se ajustan a cualquier situación y somos capaces de controlarlos al mismo tiempo para distintos lugares o transportistas. ¿Los datos de sus pedidos son correctos y nos los envía por una interfaz? Nos gusta que sean la base de un proceso de auditoría de fletes más eficiente, con el que se crean notas de crédito que se envían automáticamente a los trasportistas una vez por semana. No es necesario un intercambio de datos con los transportistas ni facturas en papel, solo una nota de crédito por semana y transportista basada en los datos de su sistema ERP o TMS. ControlPay efectúa el cálculo del precio y la distribución de costes automatizada y los transfiere a su sistema financiero para reducir al mínimo el trabajo de todas las partes implicadas.

Lo más lógico es procesar las facturas de forma electrónica, porque es un método rentable y muy automatizado. Pero pueden darse situaciones en las que ciertos condicionantes hagan preferible procesar facturas en papel. Llegarían por correo electrónico o escaneadas a ControlPay y se añadirían manualmente los datos en un plazo de 24 horas. Una vez en el sistema y verificados según nuestro principio de los cuatro ojos, procesamos los datos de la misma manera que los que se incorporan de forma electrónica.

La auditoría previa es un proceso según el cual verificamos y cotejamos los datos de envío con los de la factura previa del transportista. Normalmente, recibimos los datos de envío a través de una interfaz y cotejamos esos datos con un archivo de facturación electrónico del transportista. Según los resultados, resolvemos las discrepancias, si las hay, o continuamos con el proceso para cerrar el ciclo de auditoría. Con el proceso de auditoría previa también recibimos los datos de envío ERP o TMS, pero no es un requisito para efectuarlo. De los transportistas nos llega electrónicamente un archivo con la factura previa. Esto puede hacerse de muchas formas (descargándolo del sistema del transportista o mediante una interfaz en distintos formatos, como Excel, xml, EDIFACT), dependiendo de qué resulte más rentable o eficiente. El proceso de evaluación y cotejo es la base de las instrucciones de facturación que enviamos a los transportistas. Los transportistas tienen la opción de crear una factura en nuestra plataforma de auditoría de fletes o de enviar una factura por los medios habituales. El transportista también tiene la opción de declarar los costes adicionales o imprevistos que pueda tener a través de nuestra herramienta de costes adicionales.

La auditoría a posteriori es un proceso según el cual las facturas del transportista se comprueban una vez pagadas. Esto significa que es un proceso simplificado, ya que no solucionamos problemas (solo informamos de ellos) ni gestionamos la distribución de costes, porque ya se ha efectuado. Este proceso tiene ciertas desventajas, ya que no permite optimizar del todo el procedimiento, pero puede ser efectivo para buscar un ahorro potencial por errores de facturación en un proyecto concreto.

ControlPay está a la vanguardia del cambio en la manera en que los transportistas facturan a sus clientes. Con nuestras exclusivas soluciones de facturación electrónica eliminamos el papel cuando la legislación lo permite, agilizamos el proceso de facturación y automatizamos muchos puntos de tratamiento manual en los procesos de auditoría de fletes, codificación y pago.

Más información sobre nuestras soluciones de auditoría de fletes

Visibilidad

Visibilidad

En las operaciones complejas a gran escala, es difícil tener una buena visión general y comprensión de lo que sucede durante el proceso logístico. Gracias a la auditoría de fletes sabrá exactamente qué tipo de excepciones se producen y dónde, a cuántos transportistas se recurrió para envíos rápidos durante un determinado periodo, si se usó equipamiento especial, a cuántos transportistas se recurre por ubicación, con qué frecuencia no se aplican las tarifas habituales, si los transportistas efectúan los envíos a tiempo, etc.

Datos prácticos

Datos prácticos

Los datos derivados del proceso permiten, por citar algunos ejemplos, optimizar su sistema logístico, cambiar los comportamientos de pedido de los clientes, aumentar la selección de transportistas basándose en el conocimiento de las tarifas, usar los datos de flete para mejorar las solicitudes de ofertas y reducir las bases de transportistas generales.

Simplificación y armonización de las estructuras tarifarias

Simplificación y armonización de las estructuras tarifarias

Muchas tablas de tarifas incluyen demasiados gastos secundarios que pertenecen a un transportista, pero que pueden armonizarse en toda la base de transportistas, lo que da como resultado un menor número de nombres secundarios y una mejor estructura. Al mismo tiempo, las tablas de tarifas suelen carecer de instrucciones claras sobre las reglas para la conversión de pesos y divisas, los cálculos y redondeos y por último, pero no menos importante, sobre cómo deben consolidarse los envíos. ControlPay tiene todo esto en cuenta gracias a su amplia experiencia en este campo.

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