Pago de fletes: 10 hechos de las facturas de flete que todos deberían saber

Rolf Bax

Rolf Bax

February 7, 2019 - 10:41

Hoy seguimos con nuestra serie relacionada con el pago de facturas de flete. A pesar del hecho de que el pago y auditoría de fletes pocas veces aparece como primer punto de interés en el programa de la cadena de suministro, las empresas se centran cada vez más en el pago de fletes en vista de los datos de transporte y de la reducción de los gastos de flete. En este blog, hemos creado una infografía para ver más de cerca 10 hechos importantes de las facturas de flete.

INFOGRAFÍA: Pago de fletes: 10 hechos de la factura de flete que afectan a sus gastos de flete

Haga clic en la imagen para ver la infografía

3 buenas prácticas de flete muy útiles para los profesionales de la logística y las finanzas

Como la infografía indica claramente, vale la pena auditar las facturas de flete de forma estructurada. Para los principiantes, vamos a empezar con la definición de una factura de flete. Según el Merriam-Webster, es «una factura entregada por un transportista a un destinatario de la carga que incluye una descripción identificativa de la carga, el nombre del expedidor, el punto de origen del envío, su peso y los gastos».

Los gestores de logística, los trabajadores y los controladores empresariales son algunas de las personas de la empresa que se enfrentan a las facturas de flete con mucha frecuencia. Ellos ya saben que una factura de flete tanto puede no dar ningún problema como provocar muchos dolores de cabeza al día. A veces, los pagos se desarrollan con normalidad, pero otras veces son como una tormenta de reclamaciones, gastos secundarios desconocidos y facturas que, por alguna razón, no cuadran. ¿Cómo podemos conseguir que salga siempre el sol?

Siguiendo la famosa frase del Salvador, Johan Cruijff, «cualquier inconveniente tiene su ventaja», queremos tratar tres puntos dedicados a esas sabias palabras y dar una idea de cómo convertir las facturas en una ayuda en lugar de en un caos de contabilidad.

1. Externalizar el pago y la auditoría de fletes

Los proveedores de servicios de auditoría de fletes están ayudando cada vez más a las empresas a reducir sus gastos de flete. Tanto si son minoristas, empresas de comercio electrónico, fabricantes para empresas farmacéuticas y de cuidado personal, recortar los gastos de transporte es imprescindible para todos los departamentos de logística. Las facturas de flete desempeñan un papel importante en ello, principalmente porque las dificultades internacionales en logística están haciendo aflorar la necesidad de contar con un auditor de fletes. Esto está motivado por la falta de visibilidad, la necesidad de control, el ahorro de costes y la necesidad de pagar a los transportistas a tiempo. Los costes de flete pueden llegar a ser el 10 % del gasto de una empresa según la logística de entrada.

Como consecuencia del aumento de los costes de flete, muchas empresas han adoptado una actitud proactiva con respecto a la gestión de facturas de flete y recurren a los servicios de proveedores de este tipo de auditorías. A menudo, una de las razones para empezar a externalizar la auditoría de fletes es el hecho de que, para muchas empresas, la externalización es el método más económico de elaborar y procesar las facturas de flete. También se han dado cuenta de que el coste de verificar, procesar y, finalmente, pagar una factura de flete interna es de unos 11 euro mientras que, al externalizar estas tareas, es de un 5 a 10 % del coste interno.

 

Auditoría de fletes: proceso actual frente a tradicional

Tradicionalmente

- Procesamiento de factura de flete (primero la factura y luego la auditoría)
- Recuperación de sobrefacturación
- Codificación y distribución de costes

Actualmente: soluciones de auditoría de fletes modernas

- Eliminación de facturas erróneas
- Codificación y distribución de costes
- Poner al expedidor a cargo de los procesos administrativos
- Creación de procesos unificados y eficaces
- Visibilidad (costes, envíos, contratos y proceso)
- Centralización y estandarización de datos
- Reducción del gasto de papel
- Una fuente de datos para los diferentes departamentos (Compras, Finanzas, Operaciones)

El proceso de pago y auditoría de fletes externalizado

El proceso de auditoría de fletes empieza cuando una tercera empresa de logística recibe las facturas de flete del cliente directamente de los transportistas. Tras recibir las facturas, estas se registran en la plataforma de auditoría de fletes, creando un rastro de facturas visible. Una vez completado este proceso, todas las facturas de los proveedores de servicios de logística (transportistas) se someten a una auditoría para comprobar su exactitud, si hay duplicados, los gastos secundarios y las tarifas de flete aplicadas. El proceso termina con la codificación de cuenta correcta y las facturas de flete están listas para pagar.

Pero un servicio de pago de fletes suele constar de más servicios combinados. Por ejemplo, servicios de auditoría de fletes, pago de fletes, comunicación de datos para el análisis de datos logísticos y de fletes. Los proveedores de auditoría de fletes están conectados con los expedidores a través del intercambio electrónico de datos (IED), los sistemas de gestión de transporte y las facturas de flete en papel. Es muy común que estas empresas ofrezcan también herramientas adicionales, por ejemplo, para registro de envíos, solicitud de ofertas de flete, liquidación de costes de transporte y características de facturación automática.

Pago de fletes: el valor añadido de externalizar

 

  • Reducción del coste de flete un 3-5 %
  • Reducción del tiempo invertido en la actualización de tarifas y la gestión de excepciones
  • Proceso impulsado por los indicadores clave de rendimiento con total transparencia
  • Reducción de la cantidad de facturas
  • Racionalización de la base de transportistas
  • Pago puntual a los transportistas
  • Distribución de costes automática
  • Creación de informes consolidada
  • Servicios certificados

2. Consolidación de facturas de flete

 

  • No importa el perfil o el tipo de envío, la consolidación de facturas de flete es esencial para el flujo de trabajo de su empresa. Consolidar sus facturas de flete en una sola es la respuesta más efectiva para todas las facturas diferentes (en papel) que le llegan a su equipo de contabilidad semanalmente. Lea más sobre la consolidación de facturas de flete y cómo Logística y Finanzas pueden ahorrar tiempo en la gestión de facturas.

3. Los datos de pago de fletes son su pase dorado al análisis de gastos de flete

  • Los datos extraídos de las facturas de flete, los documentos de envío auxiliares y otros registros crean una poderosa fuente de visibilidad de los gastos de flete de una empresa. Para los gestores de transporte y logística, estos datos se convierten en la base para la toma de decisiones estratégica, la evaluación comparativa (transportistas), la asistencia en los procesos solicitud de ofertas y el ahorro de costes en logística.

    Una práctica empresarial común es desvincular los datos de envío y las cantidades reales facturadas porque no se gestionan en la misma plataforma. El proveedor de servicios de auditoría de fletes establece esa conexión. Esto permite alcanzar una capacidad de análisis avanzada.

    De sus facturas de fletes, pueden extraerse los datos siguientes datos, que le permitirán aumentar el control de las solicitudes de ofertas, la evaluación comparativa de transportistas, la distribución de costes y los devengos, así como mejorar la comprensión de su coste de servicio. Esto le ayudará a simplificar su sistema logístico para que forme un todo.

    Informes de datos comunes a partir de datos de pago de fletes

     

  • Actividad geográfica
  • Actividad del transportista
  • Coste del servicio
  • Comportamiento de pedidos
  • Uso de camiones
  • Analizador de CO2
  • Evaluación comparativa entre unidades de negocio
  • Magnitud de descenso media y costes por descenso
  • Informes de costes adicionales (gastos de espera, etc.)
  • Análisis de rutas comerciales para la optimización de la red
  • Informes de indicadores clave de rendimiento

    Fuentes:

    - American Shipper Freight Payment Benchmark study 2015 - The Cost of Ignorance
    - E-billing market overview 2015
    - Inbound Logistics - Freight payment services boosting invoice
    - Inbound Logistics - Freight payment and auditing services: cash is king
    - ControlPay own study in 2013*