10 buenas prácticas en la auditoría de fletes

Rolf Bax

Rolf Bax

March 8, 2019 - 11:16

10 buenas prácticas en la auditoría de fletes

El pago y la auditoría de fletes se está convirtiendo cada vez más en un producto básico en el entorno de transporte global. Además, nos hemos dado cuenta de que el enfoque de la auditoría de fletes es cada vez más estratégico. Muchas empresas ven más allá del ahorro rápido de costes y usan la auditoría de fletes como una herramienta útil para optimizar la logística y la visibilidad.

La auditoría de fletes tiene mucho que ofrecer, pero es un término engañoso, ya que no abarca lo que promete ni los resultados que reporta. La auditoría de fletes es, en su forma básica, comprobar las facturas para garantizar que se están pagando las cantidades correctas al transportista. Aplicar este principio de forma estratégica significa tener datos correctos que sirven para múltiples fines y que suponen un ahorro, valor y efectividad en todos los procesos de logística.

En este blog, compartimos con usted 10 buenas prácticas en auditoría de fletes para los profesionales del transporte y las finanzas de 2019

  • Adiós al papel con la automatización
    Cuando tenga la oportunidad de introducir un cambio en la forma de trabajar en su empresa y con sus transportistas, deje de usar el papel: el proceso pasa a ser más eficiente y rápido, y por lo tanto, más barato. El auditor de fletes debería facilitar este cambio. Solo en unos pocos países es obligatorio presentar las facturas en papel, pero en la mayoría de los casos, podrá librarse de él.
  • Eliminación del proceso de orden de compra
    Los procesos rígidos uno-a-uno no suelen funcionar para las facturas de flete, ya que puede haber inconsistencias en los datos y costes imprevistos. A menudo, se da tanta prioridad a la orden de compra que no existe un proceso para añadir costes posteriormente y esto tarda mucho en solventarse después. Una orden de compra suele indicar solo los costes estimados, que pueden diferir de los costes finales. Normalmente, es difícil calcular los costes con sistemas convencionales. Es mejor que un auditor de fletes adopte un enfoque global para todos los componentes de los costes de forma que todos los costes puedan plasmarse y tratarse de manera adecuada.
  • Flexibilidad con los transportistas
    Si se fuerza a los transportistas a salirse demasiado de su zona de confort en lo relativo a formatos de datos, procesos específicos, interconexión, etc., las cosas podrían ir muy despacio. Un buen proveedor de servicios de auditoría de fletes es flexible con los transportistas y puede adaptarse a ellos para garantizar una contratación puntual.
  • Enfoque descendente
    El mejor sistema en este sector para introducir cambios en la organización es garantizar que la gerencia se comprometa con el proyecto fijando objetivos para que siga el resto de la empresa. Así, la empresa tendrá que alcanzar las metas fijadas.
  • Pensar y actuar de forma estratégica
    El impacto de la auditoría de fletes es mucho mayor de lo que muchos piensan. Sus resultados pueden notarse en los departamentos de Ventas y Finanzas de la empresa, no solo en el de logística. Además, aborda más puntos en las operaciones logísticas de los que se pueda pensar. Adoptar un enfoque integral y amplio a la hora de poner en práctica la estructura de pagos y auditoría de fletes es la clave del éxito y del ahorro.
  • Homogeneizar tarifas
    Al efectuar una auditoría de fletes, se pasa mucho tiempo garantizando que las tarifas son claras y están bien fijadas en el sistema. Un buen auditor de fletes le apoyará activamente a la hora de simplificar las tarifas y fijar los límites de los gastos secundarios y le ayudará a armonizar otros mecanismos de costes; no se trata de un ejercicio que se haga una vez, sino de algo continuo que generará enormes beneficios y hará que el proceso sea más eficiente para todos.
  • Automatizar la distribución de costes
    Con una plataforma de auditoría de fletes avanzada, todos los costes de flete se distribuirán automáticamente en función de sus centros de costes y matrices de codificación y se enviarán automáticamente a su libro mayor a través de una interfaz, lo que reduce enormemente la carga de trabajo del Departamento de Cuentas por Pagar o del de Finanzas.
  • No recurrir a un centro de escaneado
    Los centros de escaneado son un paso intermedio innecesario, ya que hacen que el proceso sea más laborioso, mientras que si el transportista envía el archivo con los datos de su factura en papel o electrónica directamente al proveedor de servicios de pago de fletes, el proceso será más eficiente y económico.
  • No usar plataformas genéricas de creación de facturas electrónicas
    Estas plataformas sirven para muchas facturas, pero el problema es que solo recogen información limitada, lo que es insuficiente para elaborar la factura de transporte. Esto significa que con este sistema siempre será necesario un proceso alternativo para recoger y procesar más datos. Por eso, es mejor evitarlo.
  • Trabajar para conseguir una visibilidad logística completa
    Amplíe su enfoque de la auditoría de fletes y disfrute de una transparencia total, que se traducirá en informes de gran calidad de, por ejemplo, coste del servicio y perfiles de envío, y un conocimiento completo de los gastos secundarios, de los envíos rápidos y mucho más. Esta visibilidad le ayudará a mejorar su empresa.

Sobre el pago y la auditoría de fletes de ControlPay

ControlPay lleva más de 17 años siendo una empresa de auditoría de fletes líder en el mundo y EMEA con sede en Breda, Países Bajos. Para más información sobre nuestros servicios de auditoría de fletes, capacidad de procesamiento de datos u oferta de servicios adicionales, no dude en ponerse en contacto con nosotros escribiéndonos a info@controlpay.com